Jak poprosić o odpowiedź na maila? Przykłady wiadomości

Wysłałeś ważnego dla Ciebie maila i nie uzyskałeś odpowiedzi? Nie wiesz, jak grzecznie upomnieć się o informację zwrotną, by nie zdenerwować odbiorcy?

Chyba każdy z nas choć raz był w podobnej sytuacji. Z jednej strony chciałbyś poznać odpowiedź na zadane pytania, z drugiej – nie chcesz narazić się np. wykładowcy czy potencjalnemu pracodawcy swoimi ponagleniami.

W moim dzisiejszym wpisie znajdziesz przydatne wskazówki, które pozwolą Ci tego uniknąć. W artykule zawarłam przykłady uprzejmych wiadomości z prośbą o odpowiedź na maila.

Po jakim czasie prosić o odpowiedź na maila?

Nie istnieją z góry założone zasady, po jakim czasie można prosić o odpowiedź na maila. Wszystko zależy od sytuacji – jeśli potrzebujemy odpowiedzi na już, to nawet napisanie maila przypominającego po godzinie będzie zrozumiałe. Z reguły jednak na odpowiedź możemy poczekać. Nie powinniśmy przedkładać naszej niecierpliwości ponad czas odbiorcy.

Jeśli więc nie znajdujemy się w kryzysowej sytuacji, polecam odczekać minimum 3 dni robocze, nim znów wyślemy wiadomość. Wcześniejsze ponaglenie może być odebrane negatywnie i postrzegane jako zachowanie w złym guście. Jeśli naprawdę zależy nam na odpowiedzi oraz na tym, by nie zrazić do siebie odbiorcy, powinniśmy dostosować się do jego czasu – pomimo tego, że czekanie jest dla nas nieprzyjemne.

Dla własnego komfortu psychicznego warto zdać sobie sprawę z tego, że brak natychmiastowej odpowiedzi rzadko spowodowany jest ignorancją odbiorcy. Zazwyczaj wynika ona z braku czasu i natłoku innych maili lub zajęć. Warto mieć to na uwadze, nim przystąpimy do pisania maila ponaglającego.

Jak poprosić o odpowiedź na maila?

Upominanie się o odpowiedź na wiadomość jest stresujące zwłaszcza wtedy, gdy jesteśmy od odbiorcy w jakimś stopniu zależni i gdy łączą nas wyłącznie oficjalne stosunki. Na przykład dla większości studentów stresujące jest pisanie do wykładowców, a dla osób szukających pracy – do rekruterów i pracodawców. Od tych osób zależy poniekąd to, jak ukształtuje się nasza najbliższa przyszłość.

Dlatego też tak ważne jest wyczucie oraz to, by na pierwszym miejscu zawsze stawiać komfort odbiorcy. Mail z ponagleniem powinien być przede wszystkim uprzejmy i nienachalny. Pod żadnym pozorem nie należy pisać do odbiorcy z pretensjami. Wiadomość powinna być krótka i nie zawierać odniesień do emocji.

Istotne jest również to, by zadbać o poprawną polszczyznę. Przed wysłaniem maila należy sprawdzić, czy w tekście nie ma literówek, powtórzeń i innych błędów. Ze swojej strony mogę polecić pomocne narzędzie do korekty online – Language Tool.

W przypadku, gdy zwracamy się do wykładowcy, należy oczywiście użyć właściwego tytułu naukowego.

Poniżej zawarłam przykłady uprzejmych maili z prośbą o odpowiedź:

Przykład 1. Mail z prośbą o odpowiedź do profesora

Szanowna Pani Profesor / Szanowny Panie Profesorze,

dnia [DATA] wysłałem do Pani/Pana maila zatytułowanego: [TYTUŁ MAILA] z prośbą o [CZEGO DOTYCZYŁ E-MAIL]. Byłbym bardzo wdzięczny, gdyby udałoby się Pani/Panu na niego odpowiedzieć jeszcze w tym tygodniu. Do dnia [DATA] muszę [POWÓD PONAGLENIA (np. złożyć dokumenty w dziekanacie)]. Najmocniej przepraszam za kłopot i ponaglenie.

Z wyrazami szacunku

[imię i nazwisko, rok i kierunek studiów]

Przykład 2. Mail z prośbą o odpowiedź do pracodawcy

Szanowna Pani / Szanowny Panie

dnia [DATA] wysłałem do Pani / Pana maila zatytułowanego [TYTUŁ MAILA] z dokumentami aplikacyjnymi na stanowisko [STANOWISKO]. Byłbym bardzo wdzięczny za informację zwrotną – zarówno pozytywną jak i negatywną. Od rekrutacji minęły już [LICZBA MIESIĘCY] i zastanawiam się, czy udało się Państwu znaleźć odpowiedniego kandydata. Jeśli nie, chciałbym wyrazić dalsze zainteresowanie pracą na stanowisku [STANOWISKO] w Pani / Pana firmie.

Z poważaniem

[imię i nazwisko, numer telefonu]

Przykład 3. Ogólny, oficjalny e-mail z prośbą odpowiedź

Szanowni Państwo

dnia [DATA] wysłałem do Państwa maila zatytułowanego [TYTUŁ MAILA] z prośbą / ofertą / propozycją [CZEGO DOTYCZYŁ E-MAIL]. Uprzejmie proszę o informację, czy zdążyli już się Państwo z nim zapoznać. Byłbym bardzo wdzięczny za informację zwrotną.

Z poważaniem

[imię i nazwisko, numer telefonu]

Co robić, gdy pomimo wysłania prośby odbiorca dalej nie odpowiada?

Może się zdarzyć, że pomimo naszej prośby nadal nie otrzymamy odpowiedzi od odbiorcy. W takiej sytuacji wysyłanie kolejnych maili raczej mija się z celem. Na początek warto sprawdzić, czy adres mailowy, na który wysyłamy wiadomości, jest poprawny. Być może literówka albo brak kropki lub myślnika uniemożliwia nam dotarcie do odbiorcy.

Jeśli mamy taką możliwość, warto też dowiedzieć się, czy odbiorca nie przebywa przypadkiem na urlopie. Jeśli próbujemy nawiązać kontakt z wykładowcą, taką informację powinniśmy uzyskać na uczelni. Możliwe też, że niektórzy profesorowie, tzw. “starej daty” nie zaglądają na uczelnianą pocztę elektroniczną i żeby coś załatwić, należy się do nich udać osobiście.