Premiera nowego produktu, ważna zmiana w strukturze firmy czy zapowiedź wydarzenia – każda z tych sytuacji wymaga przygotowania informacji prasowej. To właśnie od niej często zaczyna się droga wiadomości do mediów i odbiorców. Tworzenie komunikatu wyróżniającego się na tle setek innych wymaga podejścia z dbałością o szczegóły i atrakcyjny przekaz. Odbiorcy poszukują treści zwięzłych, konkretnych i z wyraźnymi odpowiedziami na zadawane pytania. Czytaj dalej, aby poznać wskazówki, które przydadzą się przy tworzeniu komunikatu prasowego PR.
Czym jest informacja prasowa dla dziennikarzy?
Informacja prasowa dla dziennikarzy to krótkie i starannie opracowane obwieszczenie, którego zadaniem jest przekazanie mediom istotnych wiadomości. Tego typu tekst jest podstawowym narzędziem do nawiązania kontaktu z redakcjami. Jego przygotowanie wymaga uwzględnienia struktury oraz treści, które przyciągną uwagę i jednocześnie spełnią standardy redakcyjne.
Fundamentem informacji prasowej jest jej zrozumiałość. Tekst musi być napisany klarownie, aby dziennikarz mógł przyswoić zawarte w nim fakty. W praktyce oznacza to pominięcie zbędnych szczegółów oraz skoncentrowanie się na najważniejszych aspektach przekazu, które warto umieścić już na początku. Zastosowanie zasady odwróconej piramidy ułatwia mediom ocenę przydatności treści, co wpływa na decyzję o ewentualnej publikacji.
Ważną rolę w tworzeniu komunikatu odgrywa forma językowa. Jak napisać informację prasową, aby była atrakcyjna? W pierwszej kolejności należy unikać zbyt ozdobnego stylu czy zniechęcających do lektury przymiotników. Zamiast tego warto postawić na słownictwo pozbawione skomplikowanych wyrażeń. Ważnym dla mediów elementem są również cytaty – najlepiej pochodzące od osób decyzyjnych lub ekspertów. Podnoszą one wiarygodność tekstu i nadają mu kontekst.
W komunikacie prasowym PR powinny się znaleźć również informacje kontaktowe, żeby umożliwić reporterom szybki kontakt z firmą w celu uzyskania dodatkowych szczegółów. Umieszczony w notce adres, choć często traktowany jako formalność, może on służyć do zbudowania relacji między marką a mediami.
Budowa komunikatu prasowego
Dobrze skonstruowana wiadomość składa się z kilku niezbędnych elementów, wspólnie budujących spójność przekazu. Jak napisać profesjonalny komunikat prasowy? Poniżej znajduje się dokładna struktura tekstu PR:
- Nagłówek – krótkie, przyciągające uwagę zdanie, które zawiera sedno sprawy. Tytuł ma w jasny sposób przedstawiać poruszany temat, być chwytliwy, ale nie może wprowadzać w błąd.
- Data i miejsce – zazwyczaj umieszczone na początku lub tuż przed właściwą zawartością. Informują, kiedy i gdzie notka została wydana.
- Lead – pierwszy akapit, który pełni funkcję wprowadzenia do całego tekstu. Powinien odpowiadać na podstawowe pytania dotyczące treści komunikatu, takie jak „kto?”, „co?” i „kiedy?”. To, jak jest napisany, decyduje o tym, czy dziennikarz zainteresuje się tematem.
- Treść główna – tutaj rozwinięte są najważniejsze wiadomości, a jej struktura opiera się na zasadzie odwróconej piramidy, czyli od ogółu do szczegółu.
- Dodatkowe informacje – sekcja, w której zamieszcza się uzupełniające dane, np. niepasujące do reszty tekstu infografiki. Jest to miejsce, gdzie można pogłębić treść bez przytłoczenia odbiorcy detalami.
- Kontakt dla mediów – adres, nr telefonu lub mail osoby odpowiedzialnej za komunikację prasową.
Każda z tych części informacji prasowej dla dziennikarzy pełni określoną rolę, wspierając przejrzystość komunikatu. Przemyślane ułożenie poszczególnych elementów zwiększa szanse na to, że tekst wzbudzi zainteresowanie redakcji i zostanie opublikowany.
Na jakie pytania musi odpowiadać komunikat?
Aby przekaz był kompletny, wiadomość musi odpowiadać na najważniejsze pytania, które pozwolą redakcji zrozumieć temat i kontekst. Jak napisać informację prasową, żeby przyciągnąć uwagę mediów? Podstawą jest napisanie tekstu wg reguły „5W+H” (z ang. who, what, where, when, why, how). Obejmuje ona następujące pytania:
- Kto? – określenie, kto jest głównym podmiotem lub uczestnikiem opisywanego wydarzenia. Może to być firma, osoba publiczna, organizacja lub zespół odpowiedzialny za dany projekt.
- Co? – wyjaśnienie, co jest głównym tematem komunikatu. Czy jest to nowy produkt, usługa, czy inicjatywa? Ten element ma wyraźnie przedstawiać, czego dotyczy wiadomość.
- Gdzie? – miejsce, w którym nastąpiły, bądź dopiero nastąpią istotne zmiany.
- Kiedy? – poinformowanie o czasie. Powinna zawierać datę i godzinę wydarzenia. Jest to ważne w przypadku zapraszania mediów na nadchodzące spotkania.
- Dlaczego? – powód, dla którego dana informacja jest ważna. Warto przedstawić, jakie korzyści lub znaczenie ma ta wiadomość dla grupy odbiorców.
- Jak? – krótki opis uzupełniający resztę tekstu. Odpowiedź na to pytanie może objaśniać przebieg wydarzenia będącego tematem notki.
Każdy komunikat prasowy PR powinien się stosować do zasady 5W+H, aby dziennikarz nie musiał dodatkowo szukać informacji i mógł sprawnie ocenić wartość materiału.
Zasada odwróconej piramidy w informacji prasowej dla dziennikarzy
Zasada odwróconej piramidy to struktura, w której najważniejsze informacje umieszczane są na samym początku komunikatu, a następnie rozwijane i uzupełniane o kontekst oraz szczegóły w dalszych częściach tekstu. Taka organizacja treści umożliwia przekazanie myśli przewodniej już w pierwszym akapicie, znanym jako lead, otwierającym informację prasową dla dziennikarzy.
We wstępie, oprócz odpowiedzi na podstawowe pytania „kto?”, „co?” i „kiedy?”, trzeba zawrzeć główne przesłanie. Wprowadzenie jest swego rodzaju zapowiedzią – ma przyciągnąć uwagę i jasno określić temat oraz jego znaczenie.
W kolejnych akapitach doprecyzowuje się kontekst i zamieszcza nowe treści takie jak cytaty. Używa się ich do wzmocnienia przekazu i jednocześnie wskazuje się na źródło informacji. W ten sposób odwrócona piramida stopniowo układa narrację, gdzie marginalne dane umieszcza się na końcu. To podejście nie tylko strukturyzuje tekst, ale także zapobiega pojawieniu się nadmiarowych szczegółów, które mogłyby osłabić czytelność.
Dobry komunikat prasowy PR jest wynikiem przemyślanej budowy i zastosowania zasady odwróconej piramidy. Zapewniony dzięki niemu przepływ informacji między organizacjami a mediami zwiększa szansę na dotarcie do szerszego grona odbiorców.
Artykuł promocyjny.
